Introduzione
Il presente documento riporta l’informativa privacy che l’organizzazione Mizar rende a tutti i soggetti richiamati dall’istituto del whistleblowing, di cui alla direttiva UE 2019/1937 e al D.Lgs. n. 24 del 10/30/2023.
Informativa privacy per whistleblowing
La presente informativa definisce la politica adottata dal gruppo Mizar riguardo al trattamento dei dati personali delle persone fisiche richiamate dall’istituto del whistleblowing, ai sensi del D.Lgs. n. 24 del 10/30/2023 (in attuazione della direttiva UE 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23/10/2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali del diritto dell’Unione).
La presente informativa è resa in applicazione dell’art. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (anche detto GDPR o Regolamento Generale per la Protezione dei Dati personali) ed stata concepita per fornire informazioni chiare ed esplicite sulle finalità dei trattamenti e sulle scelte tecniche e organizzative adottate per garantirne la sicurezza.
Premessa
Per prima cosa è necessario chiarire il significato di alcune parole citate nella presente informativa.
Quando parliamo di “noi/nostri” facciamo riferimento al Titolare del trattamento dati. Quando parliamo di “te/ tuoi” facciamo riferimento alla persona fisica che rappresenti, i cui dati personali sono oggetto di trattamento da parte nostra e quindi di interesse per la normativa privacy.
Come intuisci, i dati personali sono tutte le informazioni che ti appartengono come individuo e che consentono di identificarti in modo diretto o indiretto (anche attraverso una combinazione di dati che apparentemente non riguardano esplicitamente la tua persona fisica). I trattamenti sono le operazioni che il Titolare pone in essere per trasformare i tuoi dati in informazioni e conoscenza necessaria per le finalità imprenditoriali o per la conformità normativa che intende perseguire.
Dopo aver preso visione dei contenuti della presente informativa, che invitiamo a leggere con attenzione e per intero, sarai in grado esprimere il tuo consenso ai trattamenti in modo consapevole e apprenderai il motivo per cui alcuni trattamenti possono avvenire anche in assenza del tuo consenso ma, soprattutto, saprai quali diritti ti sono riconosciuti dalla normativa e come esercitarli.
Destinatari dell’informativa
Titolare del trattamento dati
Oggetto dell’informativa
Finalità dei trattamenti
Tipologia di dati personali oggetto di trattamento
Come premesso, sono dati personali tutte le informazioni che identificano o rendono identificabile la tua persona, e che al contempo possono fornire dettagli specifici in merito alle tue abitudini, al tuo stile di vita, alle tue caratteristiche, al tuo stato di salute, alla tua situazione economica, alle tue relazioni interpersonali e alle tue condotte.
In materia di whistleblowing i tuoi dati personali possono essere trattati in modo differente, a seconda della categoria di appartenenza:
• i dati identificativi (Art. 6 del GDPR):
che permettono l’identificazione diretta o indiretta della tua persona, come le informazioni presenti nei tuoi documenti, le informazioni relative agli strumenti e ai servizi elettronici che utilizzi, le informazioni digitali utilizzate in internet o le informazioni che consentono la tua geo-localizzazione;
• i dati particolari o sensibili (Art. 9 del GDPR):
che rivelano specifiche caratteristiche personali, come l’origine etnica, le convinzioni religiose e politiche, l’adesione a partiti, sindacati o associazioni e lo stato di salute;
• I dati giudiziari (Art. 10 del GDPR):
che rivelano l’esistenza di determinati provvedimenti giudiziari soggetti ad iscrizione nello specifico casellario, quali reati o condanne penali.
I dati personali che fornisci con una segnalazione o che sono presenti negli eventuali atti e documenti a questa allegati, possono riferirsi:
• alla persona fisica segnalante, che presenta la segnalazione;
• alle persone fisiche segnalate, cioè coinvolte nella segnalazione, a cui il segnalante ascrive la violazione o il comportamento illecito;
• alle persone fisiche comunque menzionate nella segnalazione o delle quali si possa evincere l’identità;
• ad altri soggetti quali il “facilitatore”, ossia la persona fisica, operante all'interno del medesimo contesto lavorativo, che assiste il segnalante.
Basi giuridiche e criteri di liceità dei trattamenti
Criteri e modalità di raccolta e trattamento
Tempi di conservazione
Consenso dell’interessato
Per gran parte delle attività di trattamento, rientranti nelle finalità indicate in precedenza, non risulta necessario richiedere un tuo consenso esplicito, in quanto si tratta di finalità che non penalizzano in modo indebito i tuoi interessi, i tuoi diritti o le tue libertà fondamentali e non producono effetti pregiudizievoli o che ti possono influenzare in modo significativo.
Qualora una o più attività di trattamento, rientranti nelle finalità indicate in precedenza, richiedesse il tuo consenso, ti sarà sottoposta una richiesta specifica, in modo tale che tu possa esprimere assenso (o dissenso) al trattamento dei tuoi dati personali, avendo cura che la manifestazione della tua volontà risulti sempre inequivocabile (cioè chiara e mai tacita), libera (cioè in assenza di intimidazioni, raggiri, o conseguenze negative a seguito del mancato assenso), specifica (cioè pertinente per ciascuna finalità perseguita), informata (cioè basata su una conoscenza corretta e completa delle premesse e delle conseguenze), verificabile (cioè documentata e tracciabile) e revocabile su tua richiesta.
Nelle circostanze in cui dovesse essere richiesto il tuo consenso, non sussiste alcun obbligo a fornirci i tuoi dati personali o consentirci di trattali, ma se non lo facessi potrebbe risultare impossibile processare in modo corretto e completo la tua segnalazione, fornendoti gli avvisi e riscontri previsti e garantendoti le tutele accordate dalla normativa. Parimenti, la mancata, parziale o inesatta comunicazione dei tuoi dati potrebbe costituire, a seconda dei casi, un motivo legittimo e giustificato per considerare inattendibile, infondata o inammissibile la tua segnalazione
In questi casi, la tua segnalazione potrebbe risultare archiviata, salvo la prevalenza del maggior interesse del Titolare all’emersione della violazione segnalata, in accordo con le finalità della normativa.
Il conferimento dei dati resta comunque facoltativo, con la conseguenza che potrai decidere di revocarlo in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità dei trattamenti posti in essere prima della revoca.
Destinatari dei dati, comunicazione e diffusione
I Gestori sono tenuti ad un obbligo di riservatezza e di segreto d’ufficio penalmente sanzionabile, per le esigenze di processamento della segnalazione (comprensive delle fasi di raccolta e seguito che includono l’eventuale istruttoria avviata per la valutazione della sussistenza dei fatti segnalati, in termini di circostanze e condotte, lo svolgimento di indagini e accertamenti nel perimetro della segnalazione e l’adozione di eventuali misure, nonché gli eventuali successivi procedimenti disciplinari a carico della persona oggetto di segnalazione).
Qualora esigenze istruttorie richiedano che altri soggetti debbano essere messi a conoscenza del contenuto della segnalazione o della documentazione ad essa allegata, non verrà rivelata l’identità del segnalante, né verranno rivelati elementi che possano, anche indirettamente, consentire l’identificazione dello stesso.
I tuoi dati possono essere comunicati, ove necessario per i trattamenti di loro autonoma competenza, all’Autorità Giudiziaria, alla Corte dei Conti e all’ANAC negli ambiti e nei limiti previsti dal D.Lgs, n. 24/2023.
La comunicazione dei dati ai soggetti sopra elencati avviene nei seguenti casi:
• nell’ambito del procedimento penale, l’identità del segnalante è coperta nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p.;
• nell’ambito del procedimento dinanzi la Corte dei Conti, l’identità del segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria;
• nell’ambito del procedimento disciplinare l’identità del segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa della persona coinvolta, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso del segnalante.
La circolazione dei tuoi dati può riguardare ulteriori Enti pubblici coinvolti dal segnalante.
Tutti i soggetti sopra elencati sono titolari autonomi del trattamento mentre i Gestori delle segnalazioni sono incaricati responsabili del trattamento sulla base di un accordo appositamente stipulato con il Titolare.
I tuoi dati non sono utilizzati per finalità di marketing e non sono ceduti o comunicati a terzi per questo scopo.
Trasferimento di dati
Non trasferiamo i tuoi dati ad altri paesi terzi al di fuori dell’Unione Europea o ad organizzazioni internazionali, anche se ritenuti dalla Commissione Europea in grado di offrire un adeguato livello di affidabilità.
Luoghi fisici di trattamento
Le sedi fisiche nelle quali trattiamo e conserviamo i tuoi dati sono le seguenti: 1) la sede operativa del Titolare; 2) la sede operativa dei Gestori incaricati della gestione del canale interno di segnalazione.
Diritti dell’interessato
addebitarti un contributo quantificato sulla base dei nostri costi di gestione. Hai anche il diritto di conoscere, per casi specifici, le basi giuridiche e i criteri di liceità dei trattamenti dei tuoi dati personali e le possibili conseguenze della mancata comunicazione.
• Diritto di rettifica
Hai il diritto di ottenere l’aggiornamento e la rettifica dei tuoi dati se ritieni che siano inesatti e se sei in grado di dimostrarne la non correttezza, anche fornendo una dichiarazione integrativa.
• Diritto alla cancellazione o «diritto all'oblio»
Hai il diritto di ottenere, in alcune circostanze, la cancellazione dei tuoi dati personali. Se il tuo diritto dovesse porsi in contrasto con obblighi giuridici ai quali il Titolare è tenuto ad ottemperare, potremmo dover conservare comunque i dati in questione.
• Diritto di limitazione
Hai il diritto di ottenere, in alcune circostanze, una limitazione del trattamento dei tuoi dati personali. Se il tuo diritto dovesse porsi in contrasto con obblighi giuridici ai quali il Titolare è tenuto ad ottemperare, potremmo dover conservare comunque i dati in questione.
• Diritto alla portabilità dei dati
Hai il diritto di ottenere, in alcune circostanze, che non ledano i diritti e le libertà altrui, copia dei tuoi dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, per trasmetterli ad un nuovo titolare, senza impedimenti da parte nostra. Oppure, se autorizzati e tecnicamente fattibile, possiamo provvedere noi al trasferimento. Si avvisa che, in materia di whistleblowing, non sussistono i presupposti indicati dall’art. 20, par. 1 del GDPR e che, di conseguenza, tale diritto non è esercitabile.
• Diritto di opposizione
Hai il diritto opporti, obiettando sulle modalità e le finalità di trattamento dei dati personali che ti riguardano, in qualsiasi momento. In alcune circostanze, come la necessità del Titolare di accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria o la prevalenza degli interessi del Titolare, la tua richiesta potrebbe non essere accolta. In ogni caso hai sempre il diritto opporti a trattamenti per i quali hai dati il tuo consenso esplicito.
• Diritto di revoca
Hai il diritto di revocare, in qualsiasi momento, il consenso ad uno o più trattamenti, senza pregiudicare la legittimità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca. In caso di acquisizione di consenso del segnalante alla rivelazione dell’identità nell’ambito di procedimenti disciplinari, il
segnalante ha anche il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento, basato sul consenso, effettuato prima della revoca.
• Diritti sui processi decisionali automatizzati compresa la profilazione
Hai il diritto di ottenere la conferma di non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati e, in caso affermativo, hai il diritto di ottenere informazioni sulla logica utilizzata, nonché l'importanza e le conseguenze del trattamento.
• Infine, hai il diritto di presentare reclamo presso l’Autorità Garante della privacy del paese in cui vivi o lavori oppure all'autorità di controllo del luogo in cui credi si sia generato un problema legato ai tuoi dati (art. 77 del GDPR). L’autorità Garante italiana è raggiungibile sul sito internet www.garanteprivacy.it, alla casella di posta elettronica garante@gpdp.it o all'indirizzo Piazza Venezia 11 - 00186 Roma.
Limitazioni all’esercizio dei diritti dell’interessato
Esercizio dei diritti
Aggiornamento
Ti ringraziamo per l’attenzione dedicata alla lettura della presente informativa.
